Identiteit en contactgegevens van de verwerkings-verantwoordelijke
Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door Dive-IN BV, met maatschappelijke zetel te 8020 Oostkamp, Kruidenstraat 38, met ondernemingsnummer 0803.395.867, die de verwerkingsverantwoordelijke is van deze website.
De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.
Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar hello@dive-in.be of per post naar voormeld postadres.
Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?
Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.
Welke gegevens verwerken wij?
Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, uw voorkeuren en de manier waarop u ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.
Algemeen
Van al onze contacten verwerken wij de onderstaande gegevens:
- Elektronisch identificatie- en gebruiksgegevens (bv. IP adres, browsertype, locatiegegevens), voor meer informatie verwijzen wij naar onze Cookieverklaring;
- Identificatiegegevens;
- Contactgegevens (bv. naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
- Contactgeschiedenis (bv. e-mailberichten, berichten verstuurd via webformulieren, etc.);
Accounteigenaren en gebruikers
Van de accounteigenaren en de gebruikers van ons platform verwerken wij bijkomend de onderstaande gegevens:
- Contractuele en precontractuele gegevens (zoals offertes, overeenkomsten, btw-nummer, bedrijfsnaam);
- Facturatiegegevens,
- Betaal-, bank- en transactiegegevens;
- Bestelgeschiedenis;
- Gebruiksgegevens en logingegevens;
- Aftersale gegevens;
- Feedback, testimonials en promotionele content zoals foto’s en video’s
- Overige informatie die relevant is om aan de contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen.
Leveranciers – dienstverleners
Van onze leveranciers en dienstverleners verwerken wij bijkomend de onderstaande gegevens:
- Contractuele gegevens (bv. bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, overeenkomst, etc.);
- Betalings- en facturatiegegevens (bv. betaalkaartgegevens, facturen, etc.);
- Contractuele en precontractuele gegevens (zoals offertes, overeenkomsten, btw-nummer, bedrijfsnaam);
- Overige informatie die relevant is om aan de contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen.
Kandidaat-medewerkers
Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.
- Persoonlijke bijzonderheden;
- Werkgerelateerde gegevens;
- Persoonlijkheidsgegevens;
- Foto’s of andere visuele inhoud die door u wordt meegestuurd.
Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.
Operationele doeleinden
Wij verwerken gegevens om onze werking en dienstverlening zo vlot mogelijk te laten verlopen, waaronder bijvoorbeeld het beantwoorden van uw vragen via het contactformulier of e-mail; het analyseren en optimaliseren van onze website en gebruikerservaring; het uitvoeren van statistisch en technisch onderzoek (bv. via cookies); het schrijven, plaatsen en opvolgen van artikelen in het kader van linkbuilding; het beheren van accounts en inloggegevens voor tools en platforms; het in overweging nemen van uw sollicitatie.
Zakelijke doeleinden
Voor de uitvoering van onze hoofdactiviteit en het onderhouden van professionele relaties verwerken wij gegevens voor bijvoorbeeld het opstellen en uitvoeren van offertes, overeenkomsten en facturen; in het kader van onze dienstverlening aan klanten (zoals SEO-optimalisatie, linkbuilding, link detox & recovery, link research, websitebouw en onderhoud, online advertenties, etc.); voor het opvolgen en bijsturen van actieve campagnes via opvolgingstrajecten; voor de ontwikkeling, opvolging en ondersteuning van klantprojecten; voor interne administratie, communicatie en planning.
Commerciële doeleinden
Wij verwerken gegevens om u gericht te informeren over onze diensten en om onze commerciële werking te ondersteunen, bijvoorbeeld voor het versturen van nieuwsbrieven en promotionele e-mails; voor klantgetuigenissen, portfoliovermeldingen of projectvoorbeelden (mits toestemming); voor inschrijvingen op door ons georganiseerde demo’s, webinars of campagnes; voor marketingcampagnes op sociale media of via onze eigen kanalen.
Juridische of wettelijke doeleinden
Wij verwerken gegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om onze rechten te beschermen, bijvoorbeeld in het kader van boekhoudkundige, fiscale of contractuele verplichtingen; om te voldoen aan auditvereisten of wettelijke bewaarplichten; om fraude, misbruik of inbreuken op onze diensten of rechten op te sporen en te voorkomen; voor het behandelen van geschillen of juridische procedures.
Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.
Wettelijke verplichting
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Bijvoorbeeld in het kader van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen of op het gebied van gegevensbescherming.
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met u als betrokkene. Bijvoorbeeld om uw offerteaanvraag te behandelen; een overeenkomst met u tot stand te brengen of uit te voeren (zoals bij het leveren van SEO-diensten, linkbuilding, websiteontwikkeling of contentcreatie); contact te houden met u tijdens een lopend project; facturatie en opvolging van bestellingen te beheren, teneinde u onze dienstverlening te kunnen verschaffen of die van u te kunnen ontvangen.
Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen verwerken wij gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, waarbij we zorgvuldig afwegen of uw rechten niet zwaarder wegen dan onze belangen. Dit doen we onder andere voor het verbeteren van onze website en online diensten; klantgericht werken en gepersonaliseerde communicatie; elektronische nieuwsbrieven naar onze bestaande klanten en gebruikers (inclusief gebruikers die een demo-account hebben gebruikt); beheer van klantenrelaties en opvolging van eerdere projecten; interne kwaliteitscontrole, rapportering en statistiek; beveiliging van ons netwerk, onze tools en informatie (bv. via monitoring of logging); het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oogpunt op archivering van de activiteiten; en het garanderen van de veiligheid, zowel online op deze website als in onze bedrijfsgebouwen.
Toestemming
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van uw toestemming. Bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven of marketingcommunicatie per e-mail naar niet-klanten; het gebruik van niet-functionele of analytische cookies (zoals vermeld in onze Cookieverklaring – link toevoegen); het delen van testimonials, foto’s of video’s van projecten op onze website of sociale mediakanalen. Gegevens van sollicitanten na de aanwervingsprocedure zullen enkel bijgehouden worden mits toestemming.
Oorsprong van de gegevens
De meeste gegevens die wij verwerken van u hebben we ook rechtstreeks van u verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van u verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen.
Met wie delen wij uw gegevens?
Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.
Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:
- Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
- Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
- Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
- De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;
- Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.
Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?
Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Zo wordt onder meer gebruik gemaakt van firewall, antivirus, back-upsysteem via NAS.
Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.
Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.
Wat zijn uw rechten?
U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve onze GDPR-verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy policy.
Recht van inzage en kopie
U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Recht van aanpassing of rectificatie
U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.
Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.
Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.
Recht op het intrekken van uw toestemming
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.
Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.
Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.
Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
Hoe kan u uw rechten uitoefenen?
U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar hello@dive-in.be of per post naar 8020 Oostkamp, Kruidenstraat 38, mits bijvoeging van document waarmee u geïdentificeerd kan worden (bijvoorbeeld een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart). De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze privacy policy voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de privacy policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.